A cura dell'Avv. Marco Profili – Studio Legale Marco Profili

Il controllo della rete: un obbligo effettivo e continuativo

La vigilanza sui dipendenti e collaboratori rappresenta uno degli obblighi fondamentali per agenti in attività finanziaria e mediatori creditizi.

L'articolo 128-novies del Testo Unico Bancario impone agli intermediari del credito di assicurare e verificare, anche mediante adeguate procedure interne, che i soggetti utilizzati per il contatto con il pubblico rispettino la normativa applicabile, possiedano i requisiti richiesti e curino l'aggiornamento professionale.

Non è sufficiente, pertanto, acquisire i documenti al momento dell'inserimento del collaboratore.

La società deve poter dimostrare di aver effettuato controlli effettivi, di averne documentato i risultati e di essere intervenuta in presenza di eventuali irregolarità.

Quali sono, concretamente, gli adempimenti da svolgere?

1. Verifica iniziale dei requisiti di professionalità

Prima di consentire al collaboratore di svolgere l'attività a contatto con il pubblico, l'intermediario deve verificare il possesso dei requisiti professionali previsti dalla normativa.

La verifica riguarda, secondo la disciplina applicabile:

  • Titolo di studio richiesto.
  • Formazione professionale iniziale.
  • Superamento della prova valutativa OAM oppure sussistenza di una causa di esonero.
  • Compatibilità dell'attività che il collaboratore intende svolgere.
  • Regolarità della documentazione presentata.

La Comunicazione OAM n. 33/23 ha chiarito che, nella fase iniziale, il titolo di studio può essere attestato mediante dichiarazione sostitutiva, ma l'intermediario deve acquisire la documentazione comprovante il titolo entro tre mesi dall'avvio del rapporto.

Adempimento operativo: predisporre un fascicolo individuale del collaboratore, verificare tempestivamente le dichiarazioni e registrare le scadenze per l'acquisizione dei documenti mancanti.

L'eventuale ammissione all'attività deve comunque rispettare tutti i requisiti e le condizioni richiesti dalla normativa.

2. Verifica annuale dei requisiti di onorabilità

Il possesso dei requisiti di onorabilità non deve essere verificato esclusivamente all'instaurazione del rapporto.

Con la Comunicazione n. 23/19, l'OAM ha chiarito che gli iscritti possono acquisire annualmente un'autodichiarazione attestante la permanenza dei requisiti di onorabilità.

La dichiarazione deve essere conservata dall'intermediario e non trasmessa ordinariamente all'OAM, salvo espressa richiesta.

Resta fermo l'obbligo di dotarsi di procedure idonee a verificare le informazioni raccolte.

Adempimento operativo: richiedere annualmente la dichiarazione prevista, conservarla nel fascicolo del collaboratore e documentare le eventuali verifiche effettuate.

In presenza di informazioni che facciano emergere la perdita dei requisiti, occorre attivare tempestivamente le procedure previste dalla disciplina OAM.

La Comunicazione n. 39/25 ha ulteriormente chiarito che, quando l'Organismo accerta il mancato possesso dei requisiti, può intimare all'iscritto di rettificare le informazioni o dimostrare la regolarità della posizione. L'inerzia può determinare la rimozione d'ufficio del nominativo e l'avvio di un procedimento sanzionatorio.

3. Comunicazione e aggiornamento dei collaboratori presso l'OAM

Gli iscritti devono comunicare all'OAM i nominativi dei dipendenti e collaboratori per i quali sussiste il relativo obbligo di comunicazione, aggiornando tempestivamente le variazioni.

Occorre quindi presidiare l'intero ciclo del rapporto: ingresso, modifiche rilevanti e cessazione.

Un controllo importante riguarda anche il divieto di svolgere contemporaneamente l'attività in favore di più soggetti iscritti, nei termini previsti dall'articolo 128-octies del TUB.

La Comunicazione OAM n. 40/25 ha precisato che, qualora risulti una comunicazione contemporanea del medesimo collaboratore da parte di un altro iscritto, l'Organismo, effettuati gli accertamenti necessari, non accoglierà la nuova comunicazione incompatibile.

Adempimento operativo: verificare preventivamente la posizione del collaboratore, controllare l'avvenuta comunicazione all'Organismo e aggiornare tempestivamente le variazioni nell'area riservata.

È opportuno mantenere un registro aziendale dei collaboratori attivi, con data di ingresso, stato del rapporto, posizione OAM e scadenze dei controlli.

4. Controllo della formazione e dell'aggiornamento professionale

La formazione costituisce un presidio fondamentale per garantire la correttezza dell'attività distributiva.

La disciplina OAM prevede, per i soggetti obbligati, almeno 60 ore di aggiornamento professionale per ciascun biennio, di cui almeno 30 in aula o con modalità equivalenti.

Devono inoltre essere rispettati i minimi annuali di 15 ore complessive, delle quali almeno 10 mediante le modalità prescritte.

L'intermediario deve pertanto verificare non soltanto la presenza degli attestati, ma anche il numero delle ore, la loro corretta distribuzione temporale e la conformità dei percorsi formativi.

Un controllo specifico riguarda i collaboratori provenienti da altri intermediari.

La Comunicazione OAM n. 35/23 prevede che, entro 60 giorni dall'instaurazione del rapporto, venga verificato l'assolvimento dell'obbligo di aggiornamento relativo all'ultimo biennio utile concluso, quando richiesto.

Qualora venga accertato un inadempimento, il collaboratore deve regolarizzare la posizione entro ulteriori 60 giorni dall'accertamento.

L'inadempimento protratto per due bienni consecutivi può comportare la necessità di sostenere nuovamente la prova valutativa, secondo la disciplina applicabile.

Adempimento operativo: istituire uno scadenzario formativo, verificare gli attestati, controllare la formazione pregressa dei nuovi collaboratori e registrare gli eventuali interventi di regolarizzazione.

5. Controlli periodici sull'attività svolta dalla rete

La vigilanza non riguarda esclusivamente la posizione amministrativa del collaboratore.

L'intermediario deve verificare anche la correttezza dell'attività concretamente svolta nei confronti della clientela.

Le verifiche possono riguardare la documentazione precontrattuale, la trasparenza delle condizioni economiche, il rispetto delle procedure aziendali, la correttezza delle informazioni trasmesse al cliente, la gestione dei reclami e il trattamento dei dati personali.

Per le società di mediazione creditizia, il D.M. 31/2014 e le Linee guida OAM sui controlli interni prevedono specifici obblighi di verifica della rete.

In particolare, devono essere effettuati accessi ispettivi annuali su almeno un quinto dei collaboratori interessati, secondo il perimetro stabilito dalle disposizioni applicabili.

L'OAM ha chiarito che non è obbligatorio predisporre un piano annuale nominativo, benché sia consigliabile. È invece necessario conservare i rapporti dei controlli svolti.

La sola checklist compilata, senza indicazione degli esiti, non è sufficiente a dimostrare l'effettività della verifica.

Adempimento operativo: effettuare controlli documentali e ispettivi, redigere un rapporto per ciascuna verifica, indicare le eventuali irregolarità e conservare le evidenze esaminate.

È importante distinguere le prescrizioni specificamente applicabili alle società di mediazione creditizia dagli obblighi generali di vigilanza gravanti anche sugli agenti in attività finanziaria.

6. Gestione delle anomalie e interventi correttivi

Quando un controllo evidenzia un'irregolarità, la società deve adottare misure adeguate e verificare che siano state effettivamente attuate.

Le anomalie possono riguardare requisiti mancanti, formazione incompleta, pratiche non conformi, ritardi nelle comunicazioni, violazioni delle procedure oppure comportamenti non corretti nei confronti dei clienti.

La gestione non dovrebbe concludersi con una generica richiesta di chiarimenti al collaboratore.

È necessario poter ricostruire il rilievo, il soggetto incaricato della gestione, le misure correttive individuate e l'esito delle successive verifiche.

Adempimento operativo: istituire un registro delle anomalie, attribuire le responsabilità degli interventi, prevedere termini di regolarizzazione e svolgere attività di follow-up.

In caso di irregolarità rilevanti, dovranno essere valutate anche le conseguenze operative e gli eventuali obblighi di comunicazione, sospensione o cessazione del rapporto.

7. Organizzazione delle funzioni di controllo e conservazione delle evidenze

Il sistema dei controlli deve essere proporzionato alle dimensioni, alla complessità e ai rischi dell'organizzazione.

Per le società di mediazione creditizia, il quadro regolamentare prevede specifici presidi di secondo livello, relativi in particolare a Compliance e Risk Management, e una funzione antiriciclaggio.

La funzione di Internal Audit assume rilievo nei casi previsti dalle disposizioni organizzative OAM, tra cui il superamento delle soglie dimensionali applicabili e le situazioni di particolare complessità organizzativa.

È essenziale che le responsabilità siano chiaramente individuate e che le funzioni di controllo possano svolgere le proprie verifiche con adeguata autonomia.

Anche l'eventuale esternalizzazione della revisione interna deve rispettare i requisiti organizzativi e di indipendenza previsti dalla disciplina.

Adempimento operativo: predisporre procedure coerenti con l'effettiva organizzazione aziendale, definire ruoli e flussi informativi, conservare i rapporti di controllo e verificare periodicamente l'efficacia dei presidi.

Per le società di mediazione creditizia, particolare attenzione deve essere prestata anche alla Relazione sui requisiti organizzativi, che deve rappresentare il sistema concretamente adottato e non limitarsi a una descrizione teorica.

Le novità normative del 2026

Il D.Lgs. 31 dicembre 2025, n. 212, emanato in attuazione della direttiva europea sul credito ai consumatori, ha introdotto modifiche rilevanti alla disciplina degli intermediari del credito.

Tra le previsioni figurano il rafforzamento delle responsabilità di vigilanza sui collaboratori, l'espresso riferimento al possesso di una casella PEC attiva da parte dei soggetti interessati e modifiche al quadro sanzionatorio.

Il decreto è entrato in vigore il 10 gennaio 2026, ma prevede uno specifico regime transitorio.

Ai sensi dell'articolo 6, i finanziatori e gli intermediari del credito devono adeguarsi entro il 20 novembre 2026 oppure, se successivo, entro 90 giorni dall'entrata in vigore delle disposizioni di attuazione adottate dalla Banca d'Italia, ferme le eccezioni previste dal decreto.

Sul piano operativo è pertanto necessario verificare il termine concretamente applicabile, evitando di considerare automaticamente già esigibili tutti i nuovi adempimenti.

Le società dovrebbero utilizzare questa fase per aggiornare le proprie procedure, controllare i dati della rete e programmare gli interventi richiesti.

Checklist operativa: i 7 adempimenti da verificare nella propria rete

Una verifica interna può iniziare rispondendo a sette domande fondamentali:

  • [ ] Requisiti professionali: sono stati verificati titolo di studio, formazione iniziale e prova valutativa dei collaboratori?
  • [ ] Onorabilità: sono state raccolte e conservate le dichiarazioni annuali e gestite eventuali criticità?
  • [ ] Comunicazioni OAM: l'elenco dei collaboratori è aggiornato e le variazioni sono state comunicate tempestivamente?
  • [ ] Formazione: sono state verificate le ore di aggiornamento, gli attestati e le posizioni pregresse dei nuovi collaboratori?
  • [ ] Vigilanza operativa: sono stati eseguiti controlli documentali e ispettivi, rispettando le prescrizioni applicabili?
  • [ ] Anomalie: esiste una tracciabilità dei rilievi, delle misure correttive e dei successivi controlli?
  • [ ] Assetto organizzativo: procedure, funzioni di controllo, responsabilità e conservazione delle evidenze sono adeguate alla struttura aziendale?

Questa checklist costituisce uno strumento di autovalutazione e deve essere adattata alla tipologia di intermediario e alla disciplina concretamente applicabile.

Il completamento formale delle sette verifiche non equivale, di per sé, a una certificazione di conformità normativa.

Perché è importante documentare i controlli?

Uno degli aspetti più delicati della vigilanza OAM è la possibilità di dimostrare che il controllo sia stato effettivamente svolto.

Una procedura aziendale formalmente corretta non è sufficiente se non viene applicata.

Allo stesso modo, la compilazione di moduli standardizzati non può sostituire la verifica della documentazione, l'analisi dei risultati e la gestione delle criticità.

L'efficacia del sistema si misura attraverso la capacità di individuare tempestivamente i rischi, correggere le anomalie e prevenire il ripetersi delle irregolarità.

In questa prospettiva, Compliance e Internal Audit rappresentano strumenti essenziali per valutare l'adeguatezza dei presidi e migliorarne progressivamente il funzionamento.

La consulenza dello Studio Legale Marco Profili

Lo Studio Legale Marco Profili assiste agenti in attività finanziaria, mediatori creditizi e operatori del settore nell'organizzazione dei controlli interni e nell'adeguamento delle procedure aziendali.

L'attività comprende la verifica dei presidi normativi e organizzativi, la revisione delle procedure relative ai collaboratori, la predisposizione di programmi di controllo, l'analisi delle anomalie e lo svolgimento di incarichi esternalizzati di Internal Audit.

L'Avv. Marco Profili, Segretario del Centro Studi Operatori del Credito, svolge attività di consulenza legale e incarichi di revisione interna nel settore dell'intermediazione creditizia.

Per esaminare l'adeguatezza dei controlli sulla propria rete distributiva o approfondire gli obblighi OAM è possibile richiedere una prima consulenza gratuita, anche in videoconferenza.

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Principali riferimenti normativi

D.Lgs. 1° settembre 1993, n. 385, artt. 128-octies, 128-novies e 128-duodecies.

D.Lgs. 13 agosto 2010, n. 141.

D.M. 22 gennaio 2014, n. 31.

Circolari OAM n. 17/14 e n. 19/14.

Comunicazioni OAM n. 23/19, 33/23, 35/23, 39/25 e 40/25.

Linee guida OAM sui controlli interni delle società di mediazione creditizia.

D.Lgs. 31 dicembre 2025, n. 212.

Il presente approfondimento ha finalità informative. Gli adempimenti devono essere valutati in relazione alla tipologia di soggetto iscritto, alla struttura organizzativa e alla normativa temporalmente applicabile.

Per approfondire l’organizzazione dei controlli e le attività di revisione interna, consulta la sezione Internal Audit e controlli OAM.